Kiralık fotokopi makinesi fiyatları nasıl okunur?

Kiralık fotokopi makinesi fiyatları ilk bakışta tek bir aylık rakam gibi görünür; oysa teklifin gerçek değeri birkaç kalemin birlikte okunmasıyla ortaya çıkar. Aylık sabit bedel, sayfa başı bedel, dahil adet, renkli farkı ve kapsam bir arada değerlendirilmediğinde iki teklif aynı işi yapıyor gibi görünse de maliyetleri birbirinden uzaklaşır. Bu yazıda rakam aramadan, teklifi oluşturan kalemleri ve karşılaştırma yöntemini adım adım ele alıyoruz.

Aylık sabit bedel neyi kapsar?

Aylık sabit bedel, makinenin kullanım hakkı için ödenen ve sözleşme boyunca değişmeyen tutardır. Bu bedelin içinde genellikle makinenin kendisi, kurulum, yerinde devreye alma ve standart bakım ziyaretleri yer alır. Yazıcı sunucusu, ağ bağlantısı veya kullanıcı eğitimi gibi ek hizmetlerin aynı bedele dahil olup olmadığını teklifte ayrıca aramalısınız.

Sabit bedeli değerlendirirken sözleşme süresine bakın. Otuz altı ay ile altmış ay arasındaki fark, aylık tutarı düşürse de toplam taahhüdü büyütür. Makinenin hangi model ve hangi kapasite sınıfında olduğu da bu kalemi doğrudan etkiler.

Cihazın yalnızca yazdırma mı yaptığını, yoksa tarama, kopyalama ve faks işlevlerini de taşıdığını netleştirin. Tarama ve arşivleme ihtiyacı olan bir ofiste tek işlevli bir yazıcı, kısa sürede ikinci bir cihaz ihtiyacı doğurur. Teklifi okurken "hangi işleri bu makine yapacak" sorusunun cevabını yazılı olarak isteyin.

Sayfa başı bedel ve dahil adet nasıl birlikte okunur?

Sayfa başı bedel, makinenin baskı başına tükettiği toner, drum ve bakım maliyetini temsil eder. Tekliflerde bu bedel genellikle bir "dahil adet" ile birlikte sunulur: her ay belirli sayıda baskı sabit bedelin içinde kabul edilir, bu sınırın üzerindeki baskılar için sayfa başı bedel işletilir.

Burada kritik nokta, dahil adedin gerçek kullanımınıza ne kadar yakın olduğudur. Aylık üç bin sayfa basan on iki kişilik bir muhasebe ofisi düşünün. Dahil adedi bin sayfa olan bir teklif, ilk bakışta düşük aylık bedelle cazip görünür; ancak iki bin sayfalık fark her ay sayfa başı bedelle ödenir. Aynı ofis için üç bin sayfayı kapsayan teklif daha yüksek sabit bedelli olsa da toplam maliyeti öngörülebilir kılar.

Aşım bedelinin nasıl hesaplandığını mutlaka sorun: sayaç farkı üzerinden mi, kademeli mi, yoksa paket yükseltmesiyle mi kapatılıyor? Kullanılmayan dahil adedin sonraki aya devredilip devredilmediği de teklifin değerini değiştirir.

Renkli baskı farkı nereden doğar?

Renkli baskı, siyah-beyaz baskıdan farklı bir maliyet yapısına sahiptir; dört toner kartuşu, daha yoğun drum aşınması ve daha yüksek bakım ihtiyacı devreye girer. Bu nedenle tekliflerde renkli sayfa başı bedel ayrı ve genellikle daha yüksek verilir.

Renkli kullanım oranınızı kabaca hesaplamak teklifi doğru okumanın en hızlı yoludur. Bir ayda basılan toplam sayfayı ve bunun içindeki renkli sayfaları ayrı ayrı not edin. Sunum, grafik ve logo içeren belgelerin yoğun olduğu bir ekipte bu oran beklentinizin üzerinde çıkabilir. Oranı bilmeden verilen teklif, ilk aylarda sürpriz ek maliyet üretebilir.

Karşılaştırma yaparken renkli ve siyah-beyaz adetleri ayrı ayrı yazın. "Aylık iki bin baskı" ifadesi, bu baskıların ne kadarının renkli olduğunu söylemiyorsa teklif eksik okunuyor demektir. Renkli kullanımın yoğun olduğu bir ofiste renkli dahil adet tanımlanmamışsa maliyet hızla yükselir.

Kapsam: toner, servis, yedek parça ve bakım

İki teklif aynı aylık bedele sahip olabilir; fark kapsamdadır. Teklifi okurken şu başlıkların açıkça yazılı olmasını isteyin:

• Toner ve drum değişimi kimin sorumluluğunda, ne kadar sürede teslim ediliyor?
• Arıza çağrısına müdahale süresi kaç iş saati, yerinde servis dahil mi?
• Yedek parça ve işçilik ücreti kapsam içinde mi, ayrı mı faturalanıyor?
• Periyodik bakım kaç ayda bir yapılıyor, temizlik ve kalibrasyon dahil mi?
• Sözleşme sonunda makinenin sökülmesi ve taşınması kime ait?

Bu maddelerden biri boşta kaldığında, aylık bedelin düşük görünmesi yanıltıcı olur. Kapsamı netleşmiş bir teklif, rakamı biraz yüksek olsa bile bütçeyi korur. Kiralama modelinin genel çerçevesini hizmet kiralama sayfamızda, sarf süreçlerini toner hizmeti sayfasında bulabilirsiniz.

Teklifleri aynı zemine oturtmanın yolu

Farklı firmalardan gelen teklifler farklı varsayımlarla yazılır. Karşılaştırmayı sağlıklı yapmak için her teklifi aynı tabloya taşıyın:

1. Sözleşme süresini ve toplam taahhüdü aynı satıra yazın.
2. Aylık sabit bedeli, dahil siyah-beyaz ve renkli adetlerle birlikte not edin.
3. Aşım ve renkli sayfa başı bedellerini ayrı sütunlara alın.
4. Kapsam maddelerini "dahil" veya "hariç" olarak işaretleyin.
5. Gerçek aylık hacminizle örnek bir ay hesaplayın ve toplamı çıkarın.

Teklifin geçerlilik süresini ve fiyat güncelleme maddesini de bu tabloya ekleyin. Yıllık artış oranının sabit mi, endekse bağlı mı olduğu uzun sözleşmelerde belirleyici olur. Aynı gün alınmış iki teklif, farklı güncelleme maddeleri taşıdığı için üçüncü yılda birbirinden çok farklı bir toplam üretebilir.

Bu yöntem, hangi teklifin daha ucuz olduğu sorusunu, hangi teklifin kendi kullanımınızda daha az risk taşıdığı sorusuna çevirir. Fiyatı belirleyen değişkenleri fiyatı etkileyen faktörler yazımızda ayrıntılı bulabilirsiniz.

En sık yapılan üç okuma hatası

İlk hata, yalnızca aylık sabit bedele bakmaktır. İkinci hata, dahil adedi kendi hacminizle karşılaştırmadan kabul etmektir. Üçüncü hata ise servis ve toner kapsamını sözlü güvenceye bırakıp sözleşmede aramamaktır.

Ayrıca kurulum, eğitim, ek kullanıcı lisansı ve raporlama yazılımı gibi kalemlerin teklifte ayrı satır olarak görünmesini isteyin. Sonradan çıkan her ek kalem karşılaştırmayı bozar. Sözleşmeyi imzalamadan önce sayaç başlangıç değerini, faturalama dönemini ve fiyat güncelleme koşullarını yazılı hale getirin.

Ofis büyüdükçe makine ihtiyacı da değişir. Bugün tek makineyle yetinen bir ekip, birkaç ay sonra ikinci bir cihaz isteyebilir. Teklifte filo büyütme veya model yükseltme koşullarının yer alması, ileride yeniden pazarlık yapma ihtiyacını azaltır. Daha geniş ölçekli ihtiyaçlar için kurumsal yazıcı kiralama rehberi yol gösterici olur.

Sık sorulan sorular

İlgili yazılar

• Fotokopi kiralama fiyatını etkileyen 8 faktör
• Fotokopi kiralama nedir, nasıl işler?
• Renkli fotokopi kiralama: ne zaman mantıklı?