Fotokopi kiralama fiyatını etkileyen 8 faktör

Fotokopi kiralama fiyatı sorulduğunda tek bir rakam vermek mümkün değildir. Aynı model cihaz bir ofiste ayda 3.000 sayfa, başka bir ofiste 30.000 sayfa bastığında ortaya çıkan maliyet de değişir. Bu yazıda teklifleri karşılaştırırken karşınıza çıkan sekiz faktörü ve her birinin bütçeye nasıl yansıdığını sade bir dille anlatıyoruz.

Fotokopi kiralama fiyatı neden tek bir rakam değil?

Kiralama bedeli; cihazın edinim değeri, baskı başına tüketim, servis riski ve sözleşme süresinin birlikte hesaplanmasıyla oluşur. Bu nedenle iki firmanın verdiği aylık ücret aynı görünse bile üç yıllık toplam maliyet birbirinden ciddi biçimde ayrılabilir.

Bir teklifin iskeleti genellikle altı kalemden kurulur: cihaz modeli, aylık sabit bedel, siyah beyaz sayfa ücreti, renkli sayfa ücreti, aylık minimum baskı adedi ve sözleşme süresi. Bu kalemlerden biri değiştiğinde toplam maliyet de değişir; bu yüzden yalnızca aylık tutarı sormak yeterli bir cevap üretmez.

Sabit bedel cihazın kullanım hakkını, sayfa ücreti ise toner, drum ve bakım gibi tüketim kalemlerini karşılar. Bazı tekliflerde aylık minimum baskı taahhüdü bulunur; ay içinde bu adedin altında kalsanız da fatura aynı mantıkla hesaplanır. Doğru karşılaştırma, tahmini aylık baskı hacminizi sayfa ücretiyle çarpıp sabit bedele eklemekle yapılır. Ayrıntılı bir çerçeve için kiralık fotokopi makinesi fiyatları yazımıza göz atabilirsiniz.

Cihaz ve baskı hacmine bağlı faktörler

1. Cihaz sınıfı

Masaüstü bir model ile orta segment bir ofis cihazı aynı işi farklı maliyetle yapar. Dakikadaki baskı sayısı, kağıt kapasitesi, tarayıcı hızı, finişer ve zımba gibi donanımlar cihazın sınıfını belirler. İhtiyacınızdan yüksek sınıf bir cihaz gereksiz maliyet, düşük sınıf bir cihaz ise sık arıza ve bekleme demektir.

Yoğun bir muhasebe döneminde, örneğin ay sonu kapanışlarında, cihazın dakikada kaç sayfa bastığı doğrudan mesai kaybına dönüşür. Yavaş bir cihazda sıraya giren çıktılar, hızlı modelin aylık bedel farkını kısa sürede telafi edebilir.

2. Aylık baskı hacmi

Cihazların önerilen aylık baskı aralığı vardır. 12 kişilik bir muhasebe ofisi ayda ortalama 3.000 sayfa basıyorsa, bu hacme uygun bir model hem daha verimli çalışır hem de daha uzun ömürlü olur. Hacmi olduğundan düşük göstermek sözleşme sırasında tasarruf gibi görünse de sayfa aşımı ve birim ücret artışıyla geri döner.

3. Renkli baskı oranı

Renkli sayfanın birim ücreti siyah beyazdan yüksektir. Toplam hacmin içinde renkli baskının payı arttıkça aylık maliyet de artar. Sunum, teklif dosyası ve grafik ağırlıklı işler yapan ekipler için bu oranı gerçekçi tahmin etmek gerekir; konuyu renkli fotokopi kiralama yazımızda ayrıntılı ele aldık.

4. A3 ihtiyacı

A3 baskı, A3 tarama ve ek kağıt kaseti desteği cihaz segmentini yükseltir. Proje çizimleri, mizanpaj denemeleri veya teknik dokümanlarla çalışıyorsanız A3 desteği şarttır. Yalnızca ara sıra A3 çıktı alıyorsanız, bunu dışarıda çözmek aylık bedeli düşürebilir.

Kapsam ve sözleşme süresi

İki teklif arasındaki en büyük fark genellikle kapsamdadır. Toner dahil mi, servis dahil mi, yedek parça ve işçilik kimin sorumluluğunda? Bu soruların yanıtı, aylık bedelin içinde görünmeyen ama yıl sonunda faturaya yansıyan kalemleri belirler.

Kapsamı netleştirmek için şu başlıkları yazılı olarak isteyin:

• Toner ve drum değişimi aylık bedele dahil mi?
• Periyodik bakım ve yerinde servis hangi sıklıkta yapılıyor?
• Yedek parça ve işçilik ücreti kime ait?
• Finişer, zımba ve tarayıcı arızaları kapsam içinde mi?
• Kağıt ve zımba teli gibi sarf malzemeleri dahil mi?

Bakımın kapsam dışı bırakıldığı sözleşmelerde drum ve bakım kiti gibi kalemler ihtiyaç anında ayrı fatura olur. Hangi hizmetin hangi arıza tipini kapsadığını baştan konuşmak, arıza gününde tartışma yaşanmasını önler. Yerinde servisin kapsamı ve müdahale süresi için teknik servis sayfamızdaki başlıklara bakabilirsiniz.

Sözleşme süresi de bedeli doğrudan etkiler. 12, 24, 36 ve 48 aylık sözleşmelerde aylık bedel farklılaşır; süre uzadıkça aylık maliyet genellikle düşer ancak esneklik azalır. Ofis büyümesi, taşınma veya cihaz değişimi gibi ihtimalleri sözleşmeye yazdırmak, uzun süreli bir taahhüdü güvenli hale getirir.

Bölge, yerinde servis ve kullanıcı sayısı

7. Bölge ve yerinde servis

Kiralama hizmeti saha işidir; servis ekibinin ofisinize ulaşma süresi hem maliyete hem hizmet kalitesine yansır. İstanbul'un merkez ilçelerinde yerinde servis daha hızlı planlanırken, uzak noktalarda müdahale süresi uzayabilir. Arıza anında kaç saat içinde müdahale edileceğini ve yedek cihaz verilip verilmeyeceğini mutlaka sorun.

Aynı şehirde iki farklı adres için bile servis planı değişebilir. Ofisinizin bulunduğu kat, yükleme saatleri ve bina giriş kuralları gibi ayrıntılar müdahale süresini etkiler; teklif aşamasında bu bilgileri paylaşmak gerçekçi bir plan çıkarır.

8. Kullanıcı sayısı

Aynı cihazı 5 kişi de kullanabilir, 40 kişi de. Kullanıcı sayısı arttıkça baskı hacmi, kağıt sıkışması ve müdahale ihtiyacı artar. Yoğun kullanımda kartlı baskı veya kullanıcı doğrulama gibi çözümler hem kağıt israfını hem de gereksiz renkli çıktıyı azaltır. Birden fazla kata yayılan ekiplerde tek güçlü cihaz mı, birkaç küçük cihaz mı daha verimli olacağı da bu kalemde değerlendirilir.

Teklif alırken sormanız gereken sorular

Fiyat karşılaştırmasını sağlıklı yapmak için aynı soruları her firmaya sorun ve yanıtları yazılı alın:

1. Aylık sabit bedele hangi hizmetler dahil?
2. Siyah beyaz ve renkli sayfa ücretleri ayrı mı?
3. Aylık minimum baskı taahhüdü var mı, aşım nasıl ücretlendirilir?
4. Servis çağrısına ortalama kaç saatte dönülüyor?
5. Sözleşme erken sona ererse ödeme yükümlülüğü ne olur?
6. Cihaz arızasında yedek makine sağlanıyor mu?

Bu yanıtlar elinizde olduğunda teklifleri aynı zeminde karşılaştırabilirsiniz. Ücret kalemlerinin nasıl okunacağını fotokopi kiralama fiyatları sayfamızda aşama aşama anlattık.

Karşılaştırmayı doğru yapmanın yolu

Somut bir örnekle ilerleyelim: 12 kişilik bir muhasebe ofisi ayda 3.000 sayfa basıyor ve bunun yaklaşık yüzde onu renkli. İki firma benzer aylık bedel verdiğinde kararı sayfa ücreti belirler; sayfa ücretindeki küçük bir fark, üç yıllık sözleşmede ciddi bir toplam maliyet farkına dönüşür.

Karar verirken şu üç başlığa bakın:

• Toplam maliyet: aylık bedel ile tahmini sayfa ücretini toplayıp sözleşme süresiyle çarpın.
• Kapsam: toner, servis ve yedek parçanın dahil olup olmadığını netleştirin.
• Esneklik: hacim artışı, cihaz değişimi ve erken çıkış koşullarını okuyun.

Sen Asta Bilişim olarak teklifi hazırlarken önce mevcut baskı alışkanlığınızı soruyor, cihaz sınıfını ve kapsamı buna göre öneriyoruz. Böylece ihtiyacınızdan büyük ya da küçük bir cihaza ödeme yapmazsınız. Aklınıza takılan bir kalem olursa 0212 269 28 28 numarasından bize ulaşabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

İlgili yazılar

• Kiralık fotokopi makinesi fiyatları nasıl okunur?
• Fotokopi kiralama nedir, nasıl işler?
• Kurumsal yazıcı kiralama: çok lokasyonlu ofisler