Yazıcı kiralama, bir ofisin baskı ihtiyacını cihaz satın almadan, aylık hizmet olarak karşılamasıdır. Cihaz, toner, bakım ve servis tek bir sözleşmede toplanır; siz yalnızca baskı hacminizi ve kullanım kurallarınızı netleştirirsiniz. İlk kez kiralama yapacak ekipler için doğru sıralama, sonradan ortaya çıkan sürprizlerin çoğunu baştan engeller. Bu rehber, karar anından ilk ayın sonuna kadar izlemeniz gereken adımları sade bir dille anlatır.

Yazıcı kiralama ile fotokopi kiralama arasındaki fark

İki hizmetin sözleşme mantığı büyük ölçüde benzerdir: cihaz sizde durur, sarf malzemesi ve servis tedarikçide kalır. Fark, cihazın nerede ve nasıl kullanıldığında ortaya çıkar.

Fotokopi kiralama genellikle koridorda ya da baskı odasında duran, tüm katın paylaştığı büyük bir makineyi ifade eder. Kopyalama, tarama ve yüksek hacimli baskı aynı cihazda toplanır. Yazıcı kiralama ise daha dağınık bir ihtiyaca cevap verir: masaların yanında duran küçük cihazlar, departman yazıcıları, ara sıra renkli çıktı alan ekipler. Cihaz sayısı arttıkça yönetim yükü de artar; bu yüzden yazıcı kiralama sözleşmesinde kullanıcı sayısı ve cihaz başına düşen hacim daha dikkatli okunmalıdır.

Hangi modelin size uyduğunu anlamak için tek bir soru yeterlidir: baskı işi tek bir merkezde mi toplanıyor, yoksa ekipler kendi masalarında mı çıktı alıyor? Cevap netleştiğinde cihaz tipi de kendiliğinden belirginleşir. Kurumsal ölçekli ihtiyaçlar için kurumsal yazıcı kiralama yazısı iyi bir başlangıç noktasıdır.

Mono mu renkli mi, lazer mi inkjet mi?

Bu iki karar birbirinden bağımsız görünür, oysa birlikte verilmelidir. Yanlış eşleşme, ya gereğinden pahalı bir cihaz ya da sürekli tıkanan bir baskı akışı demektir.

Mono cihazlar metin ağırlıklı işlerde hızlı ve sorunsuzdur. Renkli cihazlar sunum, grafik ve müşteriye giden belgelerde fark yaratır; ancak renkli baskı maliyeti mono baskıdan yüksektir ve bu fark sözleşmede ayrı bir kalem olarak görünür. Bu nedenle "herkes renkli bassın" yaklaşımı yerine, renkli çıktıyı gerçekten kimin kullandığını belirlemek gerekir.

Lazer teknolojisi hız, keskin metin ve yüksek aylık hacimde öne çıkar; toner tabanlı olduğu için uzun süre bekleyen belgelerde de sorun çıkarmaz. İnkjet ise fotoğraf, renk geçişi ve düşük hacimli ofislerde tercih edilir. Ayda birkaç yüz sayfa basan bir ekip için inkjet yeterli olabilir; ayda binlerce sayfa basan bir muhasebe ofisi için lazer neredeyse zorunludur.

Somut bir örnek: 12 kişilik bir muhasebe ofisi ayda yaklaşık 3.000 sayfa basıyor. Bu hacmin büyük kısmı beyanname, sözleşme ve eklerden oluşuyor; renkli çıktı ise ayda birkaç yüz sayfayı geçmiyor. Böyle bir ofiste tek bir renkli departman cihazı ile birkaç mono yazıcıyı birleştirmek, tüm masalara renkli cihaz koymaktan çok daha dengeli bir kurgudur. Cihaz ve hizmet kapsamını birlikte değerlendirmek için hizmet kiralama sayfasına göz atabilirsiniz.

Ağ kurulumu: ilk günün en kritik adımı

Kiralanan cihaz ne kadar iyi olursa olsun, ağa doğru bağlanmadığında ekip için yalnızca bir kutu olur. Kurulum gününde birkaç başlığı baştan konuşmak, sonraki haftalardaki "yazıcı görünmüyor" telefonlarını büyük ölçüde azaltır.

  • Cihaza sabit bir IP adresi verin; kapanıp açıldığında adres değişmesin.
  • Yazıcı sürücüsünü tüm bilgisayarlara aynı sürümle kurun.
  • Tarama çıktılarının gideceği klasörü ve erişim yetkilerini önceden belirleyin.
  • Misafir ağından yazıcıya erişim olup olmayacağına karar verin.
  • Cihazın sayfa sayacını ve başlangıç ayarlarını yazılı olarak not alın.

Kablosuz bağlantı pratik görünse de yoğun ofislerde kopmalar yaşanabilir. Sabit kullanıcılar için kablolu bağlantı, misafir ve toplantı odası için kablosuz seçenek daha sağlıklı bir denge kurar. Kurulum sırasında alınan sayaç değerleri, ilk ayın sonunda gerçek tüketimle karşılaştırmanız için elinizdeki tek somut veridir.

Kullanıcı eğitimi ve ilk 30 gün kontrol listesi

Eğitim, uzun bir sunum değil kısa ve tekrarlanan bir alışkanlıktır. Çalışanların çoğu cihazın yalnızca üç işlevini kullanır: baskı, tarama ve kopyalama. Bu üçü üzerinden yapılan on beş dakikalık bir tanıtım, sonraki aylarda toner ve kâğıt israfını belirgin biçimde azaltır.

Eğitimde şu başlıkları mutlaka geçin: çift taraflı baskı nasıl açılır, taslak modu hangi işlerde kullanılır, tarama nereye kaydedilir, sıkışan kâğıt nasıl çıkarılır ve ne zaman servis çağrılır. Özellikle kâğıt sıkışması sırasında cihazı zorlamamak gerektiğini vurgulayın; yanlış bir müdahale küçük bir arızayı büyük bir onarıma çevirebilir. Toner tüketimini azaltmanın yolları için toner hizmeti sayfasındaki açıklamalar ekip içi paylaşıma uygundur.

Ayrıca bir kişiyi yazıcı sorumlusu olarak belirlemek işe yarar. Bu kişi arızaları tedarikçiye ilk elden aktarır, sarf malzemesi siparişini takip eder ve yeni işe başlayan çalışana kısa tanıtımı yapar.

İlk 30 gün kontrol listesi

İlk ay, sözleşmenin sahada doğrulanmasıdır. Aşağıdaki listeyi haftalara yayarak takip edin.

  1. 1. hafta: Cihazların ağda göründüğünü ve her bilgisayardan baskı alındığını doğrulayın.
  2. 1. hafta: Kullanıcı eğitimini tamamlayın, kısa bir kullanım notu hazırlayın.
  3. 2. hafta: İlk toner değişimini ve sarf malzemesi tedarik süresini gözlemleyin.
  4. 3. hafta: Renkli ve mono baskı oranlarını sayaçtan okuyun, öngörülen hacimle karşılaştırın.
  5. 4. hafta: Arıza ve servis müdahalelerini not edin; tekrarlayan sorun varsa yazılı olarak bildirin.
  6. 4. hafta: Sözleşme kapsamını, yanıt sürelerini ve fatura kalemlerini birlikte gözden geçirin.

Bu liste, sözleşmenin ilk ayında ortaya çıkan küçük uyumsuzlukları büyümeden düzeltmenizi sağlar. Teknik bir sorunda yanıt süresini ve kapsamı netleştirmek için teknik servis hizmetinin kapsamını okumanız faydalı olur. Acil durumlarda telefonla da destek isteyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Yazıcı kiralama ile fotokopi kiralama aynı şey mi?

Aynı sözleşme mantığını paylaşırlar ama kullanım biçimleri farklıdır. Fotokopi kiralama genellikle merkezi ve yüksek hacimli bir makineyi, yazıcı kiralama ise dağıtılmış ve daha küçük hacimli cihazları kapsar.

Kiralık yazıcıda toner ve servis dahil mi?

Çoğu yazıcı kiralama sözleşmesinde toner, bakım ve servis aylık bedele dahildir. Yine de kapsamı ve sayfa limitini sözleşmede yazılı olarak görmeniz gerekir.

Kaç kullanıcı için hangi cihazı seçmeliyim?

Kullanıcı sayısından çok aylık baskı hacmi ve renkli çıktı oranı belirleyicidir. Bu iki veriyi netleştirdiğinizde cihaz sayısı ve tipi kendiliğinden ortaya çıkar.

Ofisiniz için doğru yazıcı kurgusunu birlikte planlayalım

Asta Bilişim olarak baskı hacminizi, renkli çıktı oranınızı ve ağ yapınızı birlikte değerlendirip size uygun yazıcı kiralama kurgusunu hazırlıyoruz. Teklif için 0212 269 28 28 numarasından bize ulaşabilirsiniz.

Teklif isteyin

Sık sorulan sorular

Yazıcı kiralama ile fotokopi kiralama aynı şey mi?

Aynı sözleşme mantığını paylaşırlar ama kullanım biçimleri farklıdır. Fotokopi kiralama genellikle merkezi ve yüksek hacimli bir makineyi, yazıcı kiralama ise dağıtılmış ve daha küçük hacimli cihazları kapsar.

Kiralık yazıcıda toner ve servis dahil mi?

Çoğu yazıcı kiralama sözleşmesinde toner, bakım ve servis aylık bedele dahildir. Yine de kapsamı ve sayfa limitini sözleşmede yazılı olarak görmeniz gerekir.

Kaç kullanıcı için hangi cihazı seçmeliyim?

Kullanıcı sayısından çok aylık baskı hacmi ve renkli çıktı oranı belirleyicidir. Bu iki veriyi netleştirdiğinizde cihaz sayısı ve tipi kendiliğinden ortaya çıkar.

İlgili yazılar