Aylık baskı maliyeti nasıl hesaplanır?

“Aylık baskı maliyetimiz ne kadar?” sorusunun cevabı, cihazın fiyatı değildir. Kiralama veya satın alma bedeli, toner, servis, kâğıt ve elektrik giderleri bir araya geldiğinde gerçek maliyet ortaya çıkar.

Bu rehber, baskı bütçesini sayfa başına maliyete çevirmenin basit yolunu gösterir. Böylece kiralama tekliflerini, satın alma alternatifini ve farklı cihazları aynı ölçekte karşılaştırabilirsiniz.

Neden sayfa başına maliyet?

Aylık toplam gider, baskı hacmi değiştikçe yanıltıcı olabilir. 5.000 sayfa basan bir ofisle 20.000 sayfa basan bir ofisin aylık gideri aynı olmaz. Sayfa başına maliyet ise iki işletmeyi karşılaştırılabilir hale getirir.

Formül kısa:

Sayfa başı maliyet = toplam aylık baskı gideri ÷ aylık baskı adedi

Hangi giderleri hesaba katmalısınız?

• Cihaz: Aylık kiralama bedeli veya satın alma bedelinin aylık karşılığı
• Toner ve kartuş: Aylık tüketim ve sayfa kapasitesi
• Servis ve bakım: Periyodik bakım, işçilik ve yedek parça
• Kâğıt: Aylık kâğıt tüketimi ve fire oranı
• Elektrik: Cihazın saatlik tüketimi ve çalışma süresi
• İş gücü: Toner değişimi, kâğıt yükleme ve arıza takibi

Kâğıt ve elektrik genellikle kiralama teklifine dahil değildir. Bu kalemleri hesaba katmadan yapılan karşılaştırma eksik kalır.

Temsili bir hesap

Aşağıdaki rakamlar yalnızca yöntemi göstermek için temsilidir; güncel fiyat değildir.

• Aylık kiralama: 3.000 TL
• Toner: 1.500 TL
• Servis/bakım: 500 TL
• Kâğıt: 1.000 TL
• Diğer: 500 TL
• Aylık toplam: 6.500 TL
• Aylık baskı: 10.000 sayfa
• Sayfa başı maliyet: 0,65 TL

Renkli baskı varsa renkli ve siyah-beyaz sayfaları ayrı hesaplamak gerekir. Renkli toner maliyeti daha yüksek olduğu için tek bir ortalama, gerçeği gizleyebilir.

Kiralama mı, satın alma mı daha doğru?

Satın almada cihaz bedeli peşin çıkar; toner ve servis giderleri kullanıma bağlı olarak devam eder. Kiralamada aylık bedel sabittir; kapsam sözleşmeye göre değişir. Karşılaştırma yaparken aynı süreyi, aynı baskı adedini ve aynı hizmet kapsamını kullanın.

Üç yıllık toplam maliyeti hesaplamak, tek aylık bedele bakmaktan daha güvenilir sonuç verir.

Maliyeti düşüren ayarlar

• Çift taraflı baskıyı varsayılan hale getirin.
• Renkli baskıyı yalnızca gerektiğinde kullanın.
• Taslak çıktılarda düşük kalite modunu tercih edin.
• Kâğıt boyutunu doğru seçin; gereksiz A3 kullanmayın.
• Kullanıcı bazlı baskı kotaları tanımlayın.

Sık yapılan maliyet hataları

• Yalnızca cihazın satın alma fiyatına bakmak.
• Toner ve servis giderlerini hesaba katmamak.
• Kâğıt fire oranını göz ardı etmek.
• Renkli ve siyah-beyaz baskıyı aynı kabul etmek.
• Aylık baskı adedini olduğundan düşük tahmin etmek.

Bütçe tablosunu üç aylık gerçek kullanım verisiyle doldurmak, tahmini rakamlardan daha sağlıklı sonuç verir. Cihaz sayacındaki aylık artışı not etmek, baskı hacmini görmenin en kolay yoludur.

Aylık raporlamada yalnızca toplam tutarı değil, sayfa başı maliyeti de takip edin. Aynı baskı hacminde maliyet yükseliyorsa toner fiyatı, servis sıklığı veya kâğıt fire oranı değişmiş olabilir. Bu takip, kiralama yenileme döneminde elinizi güçlendirir.

Çok şubeli işletmelerde her lokasyon için ayrı baskı adedi ve maliyet takibi yapmak, hangi cihazın gerçekten verimli çalıştığını gösterir. Merkezi bir tablo, cihaz parkını küçültme veya model değiştirme kararını kolaylaştırır.

Sık sorulan sorular